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-====== Leitfaden für die Eingabe von Abschlussarbeiten ======+====== Leitfaden für die Erfassung und Ablieferung von Abschlussarbeiten ======
  
-Das Medienarchiv ist ein wichtiges Instrument, um Abschlussarbeiten für ein breites Publikum sichtbar zu machen. Darüber hinaus stellt es den ersten Schritt für die Archivierung von Bachelor- und Masterabschlüssen, von Nachdiplomen und Doktoraten dar. Für die Eingabe von Abschlussarbeiten wurde ein Workflow entwickelt.+===== Einführung =====
  
 +Abschlussarbeiten an der ZHdK müssen im Medienarchiv erfasst und archiviert werden. Die Sichtbarkeit erfasster Arbeiten wird über die Zugriffsrechte gesteuert und von der Studiengangsleitung festgelegt. Die Rahmenbedingungen zu der Ablieferung der Arbeiten im Medienarchiv sind im [[https://intern.zhdk.ch/fileadmin/data_subsites/data_intranet/Organisation/020_Rektorat/Rechtsdienst_ZKR/Archivreglement.pdf|Archiv-Reglement]] und auf den [[https://intern.zhdk.ch/?abschlussarbeiten|Intranetseiten vom Archiv]] festgehalten.
  
 +Dieses Hilfe-Dokument bietet eine Übersicht über den Erfassungs- und Ablieferungsprozess.
 +{{ :abschluss:abschluss_prozess_dreischritt.png |}}
  
-----+Der gesamte Prozess kann in drei Zuständigkeitsbereichen gesehen werden: 
 +  Studierende erfassen ihre eigene Abschlussarbeit. 
 +  Mittelbau/ATP überprüft die erfassten Arbeiten eines Studienjahres und liefert sie ans Archiv ab. 
 +  Das Archiv integriert die bereinigten Abschlussarbeiten in die [[https://medienarchiv.zhdk.ch/sets/abschlussarbeiten|Archiv-Struktur der ZHdK]].
  
-===== Beispiele =====+Damit Studierende ihre Abschlussarbeiten selbständig im Medienarchiv erfassen können, steht eine generische Vorlage einer [[diploma:students|Schritt-für-Schritt-Anleitung für Studierende zur Verfügung]]. Es wird empfohlen, die Vorlage an die definierten Gegebenheiten und Prozesse im Studienbereich anzupassen und den betreffenden Personen für die Erfassung (z.B. Studierenden) zugänglich zu machen.
  
-Abschlussarbeiten können je nach Disziplin, Ausbildungsrichtung und Lehrstufe unterschiedlich sein. Machen Sie sich als erstes mit ausgewählten Beispielen von Abschlussarbeiten vertraut.+Für den Überprüfungsprozess steht ebenfalls eine [[diploma:staff|generische Schritt-für-Schritt-Anleitung für Mittelbau als Vorlage]] zur Verfügung.
  
-**Diplomarbeit aus dem Bereich Fotografie:**\\ +{{ :abschluss:ablieferunguebersicht_v004.pdf |Der gesamte Ablieferungsprozess der Abschlussarbeiten schematisch dargestellt}} (PDF)
-http://medienarchiv.zhdk.ch/sets/5589e487-e1c5-49a3-ab02-1f424c9c4426+
  
-**Bachelorarbeit aus der Vertiefung Mediale Künste**:\\ +<WRAP center round help 80%> 
-http://medienarchiv.zhdk.ch/sets/9886de29-9cc1-4692-af03-360aaf1f164b+[[#support_und_hilfe|Bei Bedarf hilft der Medienarchiv-Support bei Fragen zur Erfassung und das Archiv-Team bei der Ablieferung weiter]]. 
 +</WRAP>
  
-In der Regel bestehen Abschlussarbeiten aus einer Vielzahl unterschiedlicher Medien. Handelt es sich beispielsweise bei der Abschlussarbeit um eine Rauminstallation, so sind ein Film und einige Fotos einer darin inszenierten Performance, ein Textdokument und vielleicht noch einige spezifische Audiodateien Teil dieser umfassenden Abschlussarbeit. Die eigentliche Abschlussarbeit besteht also aus einem Set, welches einzelne Medieneinträge beinhaltet. 
  
 ---- ----
-===== Vorbereitung ===== 
  
-Vor der eigentlichen Eingabe von Abschlussarbeiten bzw. dem Import von Medien, gilt es nachfolgende Empfehlungen zu beachten. 
  
-==== Medienmaterial offline vorbereiten ====+===== Beispiele von Abschlussarbeiten =====
  
-Medien von Abschlussarbeiten können auch als Vorbereitung offline auf dem eigenen Computer vorbereitet werden. Dies betrifft einerseits die eigentliche Medienaufbereitung, aber auch bereits die Vergabe von Metadaten. Um einer verbreiteten Arbeitspraxis im Umgang mit digitalen Bilder entgegenzukommen, unterstützt das Medienarchiv den Metadatenstandard IPTC/XMPcore.+Abschlussarbeiten sind je nach Ausbildungsrichtung und Lehrstufe unterschiedlichNachfolgend sind ein paar Beispiele aufgeführt:
  
-[[offline|Weitere Informationen zur Offline-Aufbereitung von Medien]]+**Bachelorarbeiten aus der Vertiefung Industrial Design**:\\ 
 +  * [[https://medienarchiv.zhdk.ch/sets/28c54a7f-b2af-4d26-a868-063cd8982497/context/set_work|Cor]] (Theoriearbeiten und Dokumentation nur intern sichtbar) 
 +  * [[https://medienarchiv.zhdk.ch/sets/8172b89b-460b-427c-bc06-387f410deb10/context/set_work|RE ACT]]
  
-==== Wahl der richtigen Dateiformate ====+**Bachelorarbeiten aus der Vertiefung Scientific Visualization**:\\ 
 +  * [[https://medienarchiv.zhdk.ch/sets/9deb1e33-e94c-4b65-8905-91ca09af7465/context/set_project|Schmuck aus Marrakesch]] 
 +  * [[https://medienarchiv.zhdk.ch/sets/7d2e7022-d79d-460a-a408-289adf6ae5c1/context/set_project|Zusammenhänge sehen]]
  
-Insbesondere im Hinblick auf eine spätere Langzeitarchivierung durch das Archiv ZHdK, gilt es die richtigen Dateiformate zu wählenStandardisierte und freie Formate von möglichst hoher Qualität sind dabei besonders erwünscht.+**Masterthesis Kulturpublizistik:**\\ 
 +  * [[https://medienarchiv.zhdk.ch/sets/261512b2-bfff-455b-85c6-d6632dd3bba4/context/set_project|https://medienarchiv.zhdk.ch/sets/261512b2-bfff-455b-85c6-d6632dd3bba4]]
  
-[[format|Weitere Informationen zu Medientypen & Dateiformate]]+Abschlussarbeiten bestehen -- je nach Vorgaben -- aus unterschiedlichen Medien und/oder theoretischen Dokumenten. Sowohl die erforderlichen Bestandteile wie auch die Struktur ist in den einzelnen Studiengängen individuell geregelt. Eine Abschlussarbeit besteht meist aus mindestens einem Set, welches verschiedene Medieneinträge beinhaltet.
  
-==== Sinn und Zweck von Metadaten ====+----
  
-Sowohl für die rasche Auffindbarkeit als auch für die spätere Langzeitarchivierung der Abschlussarbeiten ist die Vergabe von Metadaten von grosser Bedeutung. Für Abschlussarbeiten wurden aus diesem Grund spezifische Angaben über verschiedene Metadatenkontexte hinweg definiert.+----
  
-[[metadata|Weitere Informationen zu Metadaten]]+====== 1. Erfassung einer Abschlussarbeit (z.B. durch Studierende) ====== 
 +===== Vorbereitung der Medien =====
  
-==== Bewusstsein für die korrekte Vergabe von Rechten ====+Vor der eigentlichen Eingabe von Abschlussarbeiten bzw. dem Import von Medien, lohnt es sich, alle Medien zusammenzutragen und korrekt aufzubereiten. Insbesondere im Hinblick auf die Langzeitarchivierung, gilt es die richtigen Dateiformate zu wählen. Standardisierte und freie Formate sind dabei besonders erwünscht.
  
-Die korrekte Angabe der Rechte einer Abschlussarbeit sind sehr wichtig. In der Regel liegen die Rechte bei Abschlussarbeiten bei der Zürcher Hochschule der Künste.+<WRAP center round info 80%> 
 +[[format|Weitere Informationen zu Medientypen & Dateiformate]] 
 +</WRAP>
  
-[[rights|Weitere Informationen zu Rechte & Copyrights]] 
  
 ---- ----
  
-===== Medien importieren und gruppieren =====+===== 1.a Medien importieren (hochladen) ===== 
 + 
 +Das Importieren von Medien einer Abschlussarbeit entspricht dem allgemeinen [[import|Medienimport]]. Es ist sinnvoll alle Medien zusammen zu importieren. 
 + 
 +{{medienarchiv>cf52412a-23ed-455d-a7e8-82690fe82d88?320x183}} 
 + 
 +<WRAP center round info 80%> 
 +Weitere Informationen zu [[import|Medien importieren]] 
 +</WRAP>
  
-Das Importieren von Medien einer Abschlussarbeit entspricht dem allgemeinen [[import|Medienimport]]. Es ist sinnvoll Medien eines Projektes zusammen zu importieren und im Anschluss in ein projektspezifisches [[relationship|Set]] zu legen. 
  
 ---- ----
  
-===== Medien gruppieren ===== 
  
-Abschlussarbeiten können im Medienarchiv entweder als einzelner Medieneintrag oder als Set mit mehreren Medieneinträgen angelegt werden. Natürlich kann ein solches Set, was eine Abschlussarbeit einer einzelnen Person darstellt wiederum Teil eines weiteren Sets sein, welches beispielsweise alle Bachelorarbeiten aus dem Jahr 2012 umfasst.+===== 1.b Metadaten für Medieneinträge =====
  
-[[edit-sets|Weitere Informationen zum Gruppieren von Medien]]+Sowohl für die rasche Auffindbarkeit als auch für die spätere Langzeitarchivierung der Abschlussarbeiten ist die Vergabe von Metadaten von grosser Bedeutung. Folgende Metadaten müssen erfasst werden:
  
-----+==== Pflichtfelder ==== 
 +  * **Titel** 
 +  * **Rechteinhaber:in** = «Zürcher Hochschule der Künste»
  
-===== Metadaten =====+==== ZHdK ====
  
-Den Vorgaben bezüglich Metadaten für Abschlussarbeiten auf der Ebene von Sets und einzelner Medieneinträge ist möglichst präzise Folge zu leisten. Nachfolgende Metadaten gilt es für jeden einzelnen Medieneintrag anzugeben.+  * **Bereich ZHdK**: Departement, Studienrichtung und Studiengang 
 +  * **Typ**: «Abschlussarbeit» 
 +  * **Studienabschnitt**: Bachelor/Master/CAS/DAS/MAS 
 +  * **Projekttitel**: in der Regel der Titel der Abschlussarbeit in voller Länge 
 +  * optional **Dozierende/Projektleitung**: Mentorinnen und Mentoren
  
-==== Werk ====+==== Objekt ====
  
-  * __Titel__: Titel der Abschlussarbeit +  * **Titel**: Titel der Abschlussarbeit (dito unter Pflichtfelder) 
-  * __Untertitel__: ergänzt den Titel mit einer zusätzlichen Präzisierung für den jeweiligen Medieneintrag +  * **Untertitel** 
-  * __Datierung__Zeitraum oder genauer Tag, an welchem die Arbeit entstanden ist oder aufgeführt wird +  * **Datierung**Abschlussjahr 
-  * __Schlagworte__Alle möglichen Begriffe, welche die Arbeit genauer beschreiben +  * **Schlüsselwörter**drei bis fünf Begriffe, welche die Arbeit inhaltlich genauer einordnen 
-  * __Gattung__Die Werk-Kategorie, zu welcher die Abschlussarbeit am ehesten zugeordnet werden kann +  * **Kunstgattung/ Disziplin**Disziplin des Studienganges 
-  * __Beschreibung__Ausführliche Beschreibung der Abschlussarbeit (kann ggfauch auf dem bündelnden Set angegeben werden)+  * **Beschreibung**: Beschreibung der Mediendatei, z.B. Abstract eines Theorie-PDFs. Die gesamte Abschlussarbeit wird im übergeordneten Set beschrieben. 
 +  * weitere Felder sind optional, aber erwünscht.
  
  
 ==== Personen ==== ==== Personen ====
  
-  * __Autorin__Erstellerin der Abschlussarbeit +  * **Autor:in** 
-  * __Medienerstellerin__Name der Person, welche die Fotografie oder Video einer Abschlussarbeit gemacht hat (kann natürlich identisch mit der Autorin der Abschlussarbeit sein)+  * ggf. **Mitwirkende** 
 +  * ggf. **weitere Beteiligte** 
 +  * ggf. **Medienersteller:in**: sofern abweichend von Autor:in z.B. bei der Videoaufnahme einer Performance oder der Fotografie eines Objektes
  
  
 ==== Rechte ==== ==== Rechte ====
  
-  * __Rechteinhaber__In der Regel die Zürcher Hochschule der Künste (bitte immer ausschreiben+  * **Rechteinhaber:in**: «Zürcher Hochschule der Künste» (dito unter Pflichtfelder
-  * __Beschreibung durch__: Name der Person, welche die Eingaben im Medienarchiv gemacht hat+  *   **Rechtsschutz** = «Alle Rechte vorbehalten.»
  
-==== ZHdK ==== 
  
-  * __ZHdK-Bereich__: Vertiefungsrichtung und/oder Departement +<WRAP center round info 80%> 
-  * __ZHdK-Projekttyp__: "Abschlussarbeit" +  * [[metadata|Weitere Informationen zur Eingabe von Metadaten]] 
-  * __Studienabschnitt__: Präzisierung des Abschlusstyps +  * [[batch|gleiche Metadaten gleichzeitig in mehreren Medieneinträgen anpassen]] 
-  * __Projekttitel__: Titel der Abschlussarbeit in voller Länge +</WRAP>
-  * __Dozierende/Projektleitung__: Mentorinnen und Mentoren+
  
-[[metadata|Weitere Informationen zur Eingabe von Metadaten]] 
  
 ---- ----
  
-===== Zugriffsberechtigungen =====+===== 1.c Medien in einem Set zusammenfassen =====
  
-Für alle Abschlussarbeiten an der ZHdK gilt verbindlich, dass diese im Medienarchiv zumindest in einer kleinen Auflösung für alle sichtbar sind. Hierfür müssen die Zugriffsberechtigungen entsprechend eingestellt werden. Beachten Sie bitte, dass dieser Zugriff sowohl für das Set wie auch die darin enthaltenen Medieneinträge explizit eingestellt werden muss.+{{medienarchiv>a36b2694-78b3-459a-900c-dd45d9ef4d12?320x178}}
  
-{{:madek-abschlussarbeiten-zugriffsberechtigungen-20140205.jpg|}}+<WRAP center round info 80%> 
 +[[edit-sets|Medien ins Sets gruppieren]] 
 +</WRAP>
  
-**Öffentlichkeit**\\ 
-Der allgemeinen Öffentlichkeit wird Zugriff als Betrachter gewährt. Das bedeutet, dass Bilder oder andere Medien (z.B. auch über Google) nur in kleiner Auflösung zugänglich gemacht werden. 
  
-**Gruppen**\\ +----
-Ausgewählten Gruppen empfiehlt es sich zusätzliche Zugriffsrechte zu geben. So macht es beispielsweise Sinn, dass Dozierende oder Mitarbeiter einer Vertiefungsrichtung Metadaten bearbeiten und Inhalte auch in guter Auflösung exportieren können.+
  
-Möchte man im Vergleich zur allgemeinen Öffentlichkeit für alle Angehörigen der ZHdK zusätzliche Zugriffsrechte zum Beispiel für den Download gewähren, so kann die Gruppe ZHdK hinzugefügt und mit der entsprechenden Checkbox bei "Original exportieren & in PDF blättern" versehen werden.+===== 1.d Set mit Metadaten versehen ===== 
 +Die Metadaten vom Set beschreiben die eigentliche Abschlussarbeit. Deshalb ist die Vollständigkeit dieser Angaben wichtigFolgende Metadaten sind erforderlich:
  
-Bitte beachten Sie bei der Vergabe der Zugriffsberechtigungen, dass diese erst zusammen mit einer sauberen Rechtevergabe (siehe anschliessend) einem möglichen Missbrauch zumindest juristisch Einhalt gebieten.+==== Reiter Werk ==== 
 +  * **Titel** 
 +  * **Untertitel** 
 +  * **Autor:in** 
 +  * **Datierung**: Abschlussjahr 
 +  * **Schlüsselwörter**: drei bis fünf Begriffe, welche die Arbeit inhaltlich genauer beschreiben 
 +  * ggf. **Mitwirkende** 
 +  * ggf. **weitere Beteiligte** 
 +  * **Bereich ZHdK**: Departement, Studienrichtung und Studiengang 
 +  * **Typ**: «Abschlussarbeit» 
 +  * **Studienabschnitt**: Bachelor/Master/CAS/DAS/MAS 
 +  * **Projekttitel**: in der Regel der Titel der Abschlussarbeit in voller Länge 
 +  * optional **Dozierende/Projektleitung**: Mentorinnen und Mentoren 
 +  * **Rechteinhaber:in** = «Zürcher Hochschule der Künste» 
 + 
 +---- 
 + 
 +===== 1.e optional: Set gestalten ===== 
 + 
 +==== Titelbild festlegen ==== 
 + 
 +In der Set-Ansicht wählen Sie im Menü Weitere Aktionen anschliessend //Titelbild festlegen// aus. Damit definieren Sie Ihr Set-Cover damit das Set von anderen visuell unterschieden werden kann. 
 + 
 +{{medienarchiv>b3e22dbd-9993-452e-a43c-92b1eae0ef99?320x178}} 
 + 
 +==== Inhalte hervorheben ==== 
 + 
 +Um wichtige Medieneinträge hervorzuheben, wählen Sie im Menü Weitere Aktionen //Inhalte hervorheben// aus.  
 + 
 +{{medienarchiv>680e6d05-4531-4881-a29d-e2fae1ef6742?320x178}} 
 + 
 +==== Sortieren der Medieneinträge ==== 
 +{{medienarchiv>7f3f71bc-06f4-437f-9397-26b025c83b34?320x181}} 
 + 
 +. 
 + 
 +<WRAP center round info 60%> 
 +[[layout_content_new|Weitere Informationen zu Set gestalten]] 
 +</WRAP>
  
-[[edit-access|Weitere Informationen zum Einstellen der Zugriffsberechtigungen]] 
  
 ---- ----
 +
 +===== 1.f Zugriffsberechtigungen =====
 +
 +Zugriffsberechtigungen für Medien im Medienarchiv können grundsätzlich grob in 3 Gruppen unterteilt werden:
 +  * öffentlich sichtbar
 +  * nur intern sichtbar
 +  * privat
 +
 +Abschlussarbeiten sollten, wenn immer möglich öffentlich sichtbar sein, sofern die Rechtslage dies zulässt. Die Studiengangsleitung entscheidet allerdings letztendlich, mit welchen Zugriffsberechtigungen eine Abschlussarbeit versehen wird.
 +
 +.
 +
 +==== a) Empfehlung der Zugriffsberechtigung für Medieneinträge ====
 +
 +**Person**
 +  * **Zuständige Person im Studienbereich**: alle Berechtigungen
 +  * **Autor:in der Abschlussarbeit**: //Metadaten editieren// bis abgeliefert
 +
 +**Gruppen**
 +  * **Studiengang**: //Betrachten// und //Original exportieren & in PDF blättern//
 +  * **Departement**: //Betrachten// und //Original exportieren & in PDF blättern//
 +  * **ZHdK**: //Betrachten// und //Original exportieren & in PDF blättern//
 +  * **Archiv ZHdK (REK_MIZ_Archiv.alle)**: alle Berechtigungen
 +
 +**Internet**
 +  * //Betrachten//
 +  * bei PDFs: Betrachten und //Original exportieren & in PDF blättern//
 +
 +.
 +
 +==== b) Empfehlung der Zugriffsberechtigung für Sets ====
 +
 +**Person**
 +  * **Zuständige Person im Studienbereich**: alle Berechtigungen
 +  * **Autor:in der Abschlussarbeit**: //Metadaten editieren & Inhalte hinzufügen// bis abgeliefert
 +
 +**Gruppen**
 +  * **Studiengang**: //Betrachten//
 +  * **Departement**: //Betrachten//
 +  * **ZHdK**: //Betrachten//
 +  * **Archiv ZHdK (REK_MIZ_Archiv.alle)**: alle Berechtigungen
 +
 +**Internet**
 +  * //Betrachten//
 +
 +.
 +
 +<WRAP center round info 80%>
 +[[edit-access|Weitere Informationen zum Festlegen der Zugriffsberechtigungen]]
 +</WRAP>
 +
 +----
 +
 +===== 1.g Erfasste Medien übergeben =====
 +
 +Als letzte Schritte müssen alle Medieneinträge ausgewählt und die Verantwortlichkeit der Einträge an die Zuständige Person im Studienbereich übertragen werden. Die Verantwortlichkeit für das Set muss ebenfalls übertragen werden.
 +
 +Mit der Bekanntgabe der Set-URL an die Verantwortliche Person im Studienbereich ist die Erfassung der Abschlussarbeit abgeschlossen.
 +
 +<WRAP center round info 80%>
 +[[responsibility|Weitere Informationen zu Verantwortlichkeit übertragen]]
 +</WRAP>
 +
 +
 +----
 +
 +----
 +
 +====== 2. Kontrolle der Abschlussarbeiten durch ATP / Mittelbau ======
 +
 +
 +===== 2.a Überprüfen der Metadaten =====
 +
 +Überprüfen der Metadaten auf Vollständigkeit (insb. ZHdK-Angaben wie Bereiche, Typ, Disziplin etc.)
 +
 +
 +----
 +
 +===== 2.b Zugriffsberechtigungen überprüfen =====
 +
 +Überprüfen der Zugriffsberechtigungen insb. auf die Vorgaben des Studienbereichs und öffentlich/nicht öffentlich.
 +
 +----
 +
 +===== 2.c Medien des gesamten Studiengangs ans Archiv übergeben =====
 +
 +  - Alle Titel, Autor:innen (Studierende), URL der Abschlussarbeiten und die vorgesehene Sichtbarkeit zusammentragen.
 +  - Die Verantwortlichkeit aller Medieneinträge und Sets an ''dg_Ingest-Archiv-ZHdK'' übertragen
 +  - Das [[https://intern.zhdk.ch/?formular-abschlussarbeiten|Ablieferungsformular im Intranet]] ausfüllen und absenden.
 +
 +
 +<WRAP center round box 46%>
 +Die Abschlussarbeiten sind abgeliefert. ✔
 +</WRAP>
 +
 +
 +----
 +
 +----
 +
 +====== 3. Schlusskontrolle und Einordnung durch Archiv-ZHdK ======
 +
 +Das Archiv-Team nimmt die angelieferten Medien entgegen, überprüft die Informationen in einer Schlusskontrolle, erfasst die Abschlussarbeiten in der Archiv-Datenbank, ordnet sie in der [[https://medienarchiv.zhdk.ch/sets/archiv-zhdk|Archiv-Struktur im Medienarchiv]] ein und fixiert die Inhalte.
 +
 +Die Abschlussarbeit ist damit im ZHdK-Archiv archiviert.
 +
 +
 +----
 +
 +----
 +
 +
 +===== Support und Hilfe =====
 +
 +Für **Fragen zu der Erfassung im Medienarchiv** oder für **Schulungen** von Einzelpersonen bis ganzer Gruppen hilft der [[support.medienarchiv@zhdk.ch|Medienarchiv-Support]] weiter.
 +
 +Für **Fragen zur Archivierung** oder für **Unterstützung der Ablieferungsprozessen** ist das [[miz.archiv@zhdk.ch|Archiv-Team]] zuständig
 +
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