Im Medienarchiv können neben den selbstverwalteten Arbeitsgruppen auch institutionelle Gruppen der ZHdK für Zugriffsberechtigungen und Personengruppen ausgewählt werden. In diesen institutionellen Gruppen unterscheiden sich die zwei untenstehenden Typen:

• Evento-Gruppen
• ZHdK-Verteilerlisten

Die Evento-Gruppen werden durch HRM oder Hochschuladministration erstellt und verwaltet. Normalerweise funktioniert dieser Prozess automatisch über Personalworkflows oder Einschreibungen. Falls Abweichungen bestehen, müssen sich die betroffenen an die verantwortlichen Stellen wenden:

• Personal ⇒ HRM,
  resp. die Leitungsperson der Abteilung muss sich ans ITZ wenden und Evento-Gruppen (Vulgo „Mailinglisten für Abteilungen“) erstellen lassen.
• Studierende ⇒ ihre Sekretariate bzw. Hochschuladministration

Beispiele:

• DDE_FDE_BDE_VCA_15H.studierende
• FO.alle
• DDE_FDE_BDE_VCA.alle_angestellte
• DDK_FTH_BTH_VBN.mittelbau

Es können zusätzlich auch Verteilerlisten erstellt werden für E-Mail-Versand und weitere Einsatzzwecke, wie Zugriff auf Applikationen etc. Solche Listen sind sinvoll bei bereichsübergreifenden Zusammensetzungen. Die Listen können beim ITZ beantragt werden. Danach wird eine zuständige Person benannt, die die Mitglieder solcher Listen mutiert. Mehr Info zu Verteilerlisten in Intranet.

Beispiele:

• Verteilerliste.BlitzkurseAdmin
• Verteilerliste.Digitalrat
• Verteilerliste.DMU_Orchesteradministration
• Verteilerliste.VERSO-Vorstand

⇒ Verteilerlisten erstellen lassen im Intranet: [https://intern.zhdk.ch/?verteilerliste/neu]

Wer welchen Gruppen angehört, kann in der internen Personensuche nachsehen werden, sofern man über die entsprechenden Zugriffsberechtigungen verfügt (i.d.R. nur Leitungspersonen).

• Person aufrufen
• Block «Web-Interna» aufklappen
• sämtliche Gruppenmitgliedschaften und Verteilerlisten, bei denen die Person Mitglied ist, werden aufgeführt.